YKSITYISYYSKÄYTÄNTÖ 

Seuraavat yksityisyyskäytännöt koskevat Arctic Hotel Collection konsernin yhtiöitä City-Hotelli Oy ja Arctic Light Hotel Oy:tä. Tässä yksityisyyskäytännössä luetellaan:

  1. Kerättävä asiakastieto
  2. Asiakastiedon keräys, käyttö ja luovutus eteenpäin
  3. Asiakkaan oikeus nähdä ja hallita tietojansa
  4. Tietojen turvallisuus ja säilytys
  5. Matkustajakortti, Laki majoitus- ja ravitsemusliiketoiminnasta
  6. Yhteystiedot

 

1. Kerättävä asiakastieto

Pyydämme varausta varten joitakin henkilötietojasi kuten:

  1. nimi
  2. sähköpostiosoite
  3. puhelinnumero
  4. luotto-/pankkikortin numero, viimeinen voimassaolopäivä ja turvakoodi.

Käytämme tätä tietoa varataksemme pyydettyjä palveluja, lähettääksemme sinulle vahvistuksen yksityiskohtia ja mikäli tarpeellista, tiedotamme sinulle matkaasi liittyvistä uutisista tai muutoksista. Mikäli meillä on ongelmia toiveesi toteuttamisessa, otamme sinuun yhteyttä. Käytämme puhelinnumeroa vain, jos meidän tarvitsee saada sinut pikaisesti kiinni tai jos olet tehnyt virheen syöttäessäsi omia tietojasi. Luotto- ja pankkikorttitietoja käytetään vain varauksen takaamiseksi tai tilattujen palveluiden laskuttamisessa.

Lisäksi voimme kerätä seuraavia tietoja asiakaspalvelua varten. 

  1. kansalaisuutesi
  2. syntymäaikasi mutta emme henkilötunnusta
  3. kaikki varauksia koskevat tiedot
  4. maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot
  5. tieto siitä, jos olet on kieltänyt käyttämästä tietoja suoramarkkinointiin
  6. tieto siitä, jos olet antanut suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin (markkinointi tekstiviestitse tai sähköpostitse)
  7. tietosi palvelujemme käytöstä ja ostoista
  8. Valintojasi ja toiveitasi koskevat tiedot (kuten huonetta koskevat erityistoiveet, esteettömyysasiat)
  9. muita asiakassuhteesi hoitamisen kannalta tärkeitä tietoja

Matkustajakortti

Majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetusta laissa on säädetty, että majoitusliikkeellä on lakiin perustuva velvoite kerätä matkustajatiedot majoittujilta. Majoitusliike on matkustajatietojen osalta tietosuoja-asetuksessa tarkoitettu rekisterinpitäjä, joka käsittelee matkustajatietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Lisätietoa kohdassa 6.

 

2. Asiakastiedon keräys, käyttö ja luovutus eteenpäin

Asiakastietosi omistaa vain Arctic Light Hotel Oy ja City Hotel Oy. 

Tietojasi kerätään vain varauksia ja asiakaspalvelua varten. Edellä mainittuja tietoja voidaan käyttää suoramarkkinointiin uutiskirjeiden merkeissä ellet kiellä käyttämästä niitä. 

Saamme vain tietoja jotka meille vapaaehtoisesti luovutetaan:

  1. varauksessa 
  2. sähköpostilla
  3. puhelimella
  4. hotelleissa paikanpäällä

Emme koskaan luovuta, vuokraa tai myy asiakastietoja eteenpäin kolmansille osapuolille. 

Voimme luovuttaa nimiä ja yhteystietoja kolmansille osapuolille vain jos pyydät meitä varaamaan itsellesi kolmannen osapuolen palveluita. 

Matkustajakortin tiedot luovutetaan pyydettäessä poliisille. 

 

3. Asiakkaan oikeus nähdä ja hallita tietojansa

Asiakkaanamme sinulla on oikeus:

  1. pyytää poistamaan tai muuttamaan tietojasi, (pois lukien matkustajakortti ks. kohta 6.) 
  2. nähdä kaikki sinusta kerätyt tiedot mikäli niitä on
  3. ilmoittaa huolenaiheesi tietojen käytöstä 
  4. ilmoittaa ettet halua saada mitään yhteydenottoja tai markkinointiviestejä

Ylläolevissa pyydämme olemaan yhteydessä kirjallisesti: 

Arctic Light Hotel Oy City Hotel Oy
hotel@arcticlighthotel.fi hotel@cityhotel.fi 

 

4. Tietojen turvallisuus ja säilytys

Hotellimme ottavat tietosuoja-asiat vakavasti. Kun luovutat tietojasi suojelemme niitä internetissä ja fyysisesti hotelleissamme. Hotelleillamme on voimassaoleva tietosuojasuunnitelma johon tietoja käsittelevä henkilökunta on perehdytetty. 

Kun vastaanotamme asiakastietoja tietoja kolmannelta osapuolelta, kuten varaussivustoilta, on kaikki tieto salattu ja lähetetty meille turvallisesti. Voit varmistaa tämän tarkistamalla että käyttämäsi sivun selaimessa on suljetun lukon kuva tai internetsivun osoitteen alussa on teksti ”https”.

Asiakastietojasi säilytetään salausta käyttäen suljetussa hotellijärjestelmässä, joka sijaitsee turvallisessa ympäristössä. 

Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä asiakaspalvelussa tai laskutuksessa. Muut eivät pääse tietoihin käsiksi. 

Hotellimme ei voi vastata niistä tiedoista joita kolmannen osapuolen toimijat, kuten esimerkiksi internetin varaussivustot tai matkatoimistot keräävät ja säilyttävät varauksiinne liittyen. Hotellimme vastaavat vain hotelleille toimitetusta tiedosta. 

Tietoja säilytetään toistaiseksi, tai mikäli et ole asiakkaanamme kahteen vuoteen tai 730 päivään tiedot poistuvat hotellijärjestelmästä automaattisesti. 

 

5. Matkustajakortti, laki majoitus- ja ravitsemusliiketoiminnasta

Perustuu Suomen lakiin 28.4.2006/308 ”Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta”

Matkustajatietoja käsitellään yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi, sekä rikosten ennalta ehkäisemiseksi ja selvittämiseksi, sekä tilastojen laatimiseksi. Majoitusliike voi majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaan käyttää matkustajatietoja ja matkustajarekisteriä myös asiakaspalveluun ja suoramarkkinointiin, ellei asiakas ole tätä kieltänyt.

6 § Matkustajailmoitus ja matkustajatiedot

Majoitustoiminnan harjoittaja on vastuussa siitä, että matkustajasta tehdään ilmoitus (matkustajailmoitus). Ryhmämatkalle osallistuvista matkustajista voidaan tehdä yhteinen matkustajailmoitus. Ilmoituksesta on käytävä ilmi majoitustoiminnan harjoittajan toiminimi, yritys- ja yhteisötunnus sekä majoitusliikkeen käyntiosoite. Matkustajailmoituksessa on mainittava seuraavat tiedot (matkustajatiedot):

1) matkustajan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus;

2) matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat;

3) matkustajan osoite;

4) maa, josta matkustaja saapuu Suomeen;

5) matkustajan matkustusasiakirjan numero; sekä

6) matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä, jos se on tiedossa.

Lisäksi matkustaja voi ilmoittaa matkustajailmoituksessa, tapahtuuko majoittuminen vapaa-ajanvieton, työn, kokouksen vai muun syyn takia.

Mitä 1 momentin 1 ja 3 kohdassa säädetään, koskee myös sellaista 1 §:n 2 momentin 10 kohdassa tarkoitettua ryhmämatkan johtajaa, joka toimii matkanjärjestäjän edustajana.

Mitä 1 momentin 4 kohdassa säädetään, ei koske matkustajaa, jonka asuinpaikka on Suomi. Mitä 1 momentin 5 kohdassa säädetään, ei koske Pohjoismaan kansalaista eikä matkustajaa, jonka asuinpaikka on Suomi.

Matkustajan on vahvistettava matkustajailmoituksen matkustajatiedot allekirjoituksellaan. Ryhmämatkan johtaja voi kuitenkin ryhmämatkalle osallistuvien matkustajien puolesta allekirjoittaa 1 momentissa tarkoitetun yhteisen matkustajailmoituksen. Edellä 1 momentin 2 kohdassa tarkoitetun henkilön ei tarvitse allekirjoittaa matkustajailmoitusta.

Majoitustoiminnan harjoittajan tai liikkeen henkilökunnan on majoittumisen yhteydessä varmistettava matkustusasiakirjasta tai muulla luotettavalla tavalla todennettava matkustajan henkilöllisyys tai, jos matkustajista on laadittu 1 momentissa tarkoitettu yhteinen matkustajailmoitus, ainoastaan ryhmämatkan johtajan henkilöllisyys. Mitä tässä momentissa säädetään, ei koske matkustajaa, jonka asuinpaikka on Suomi, eikä 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettua henkilöä.

Fyysisiä matkustajakortteja säilytetään lain mukaan vuosi, jonka jälkeen ne tuhotaan. 

 

6. Yhteystiedot

Mikäli sinulla herää kysyttävää aiheesta tai koet, että emme noudata yksityisyyssuojakäytäntöjämme otathan meihin yhteyttä. 

Arctic Hotel Collection Tietosuojavastaava

Miko Gröhn
miko.grohn(a)arctichotelcollection.fi